⑩ 正文The body

正文就是信件里最主要的部分。正文通常由段落组成，整个正文的长度取决于你有多少信息要传达给对方。正文应该要简洁扼要，内容要有组织，方便读者找到需要的信息。

    ①第一段
在第一段里，清楚说明你写这封信的目的，如：

√With reference to our conversation of August 3rd,
（就我们8 月3 日的谈话……）
√ I am seeking a position in your Data Management Department.
（本人欲应聘贵公司数据处理部门的工作。）

如果你的信会很长，可以在第一段里把信件的内容条列出来。商务书信常用的开头用语有，如：

√ With reference to your letter/email/fax of (date) . . .
（就您于×× 月×× 日的来信／电子邮件／传真……）
√Thank you for your letter/email/fax/catalog/ . . .
（谢谢您的来信／电子邮件／传真／目录……）
√ Regarding our meeting on Thursday . . .
（就我们星期四的会议……）

    ②中间的段落
中间的段落应该用来详细说明主题，并给予重要的细节或指引。段落尽量简短，每一段只处理一个小主题。如果有重要的信息，不妨用项目符号或数字编成列表。此外，务必保持内容简洁，读者会希望你的信简短扼要！

    ③结论／最后一段
结论的内容，取决于信中传达的信息。你可以在结论里进行推荐、总结想法，或表示愿意提供帮助。如果是求职信，最好在这里加上如何、何时、哪里可以联络到你。商务书信最后一段常用的说
法有：

√Please don’t hesitate to contact us again if you have any questions or
concerns.
（如果您有任何疑问，欢迎来电或来函洽询。）
√Please let me know if I can be of more assistance.
（如果还有什么我可以帮上忙的地方，请通知我，不要客气。）
√If you need further help, please contact us again.
（如果您还需要进一步的协助，请与我们联络。）
√We look forward to our next meeting/working together...
（我们诚心期盼下一次的会面／合作……）

⑾结尾敬辞Closing line/Complimentary close

在结尾敬辞后面加上逗号，并且只有第一个字母要大写。结尾敬辞有正式的，也有比较不正式的，常用的结尾敬辞有：

1) 正式的结尾敬辞：
√ Your truly,
√ Yours very truly,
√ Faithfully yours,
√ Respectfully yours,
√ Very respectfully,
√ Very truly yours,
√ Yours faithfully,
√ Respectfully,
√ Your respectfully,

2) 较不正式的结尾敬辞：
√ Sincerely,
√ Cordially,
√ Sincerely yours,
√ Cordially yours,

3) 较个性化的结尾敬辞：
√ Love,
√ With love,
√ Best wishes,
√ Kindest regards,
√ Your devoted friend,
√ Cheers!
√ As always,
√ Best Regards,
√ Warmest regards,

⑿签名 Signature

商务书信都要签名，而且最好用好的笔签。比起大量印刷的商业信函，有签名的商务书信会令读者感觉亲切许多。在亲笔签名之后，打上你的姓名和职位，如果不是很长，那就写成一行，如果你的姓名和职位太长，那就分成两行：

如果是电子邮件，在邮件最下方键入你的姓名，并附上一个 .sig 的签名档。我们在 Chapter 2 还会再详细说明如何撰写商务电子邮件。

⒃附件Enclosure/Attachment

如何告知读者本信还附有附件？附件就是随信附上的文件，它可能是简章、订单、目录、报告或其他的文件。你应该在正文的第一段就告诉对方你随信附上了附件，然后在页面底端签名的下方再提一次。你在第一段可以采用这些说法：
□ We are enclosing . . . 随信附上……
□ We enclose . . . 随信附上……
□ Enclosed is . . . 随信附上……
□ Please find enclosed . . . 请见附件中的……

1) 你可以把 Enclosure 这个字完整地打出来，然后在括号里写上附件的数目，如：Enclosures (3)
2) 也可以使用Enclosure 的缩写，如：Enc (3)
3) 也可以把附件的名称一一列出，如：
Enclosures (1) Invoice 1029; (2) Return slip; (3) Customer satisfaction survey

（本书由华东理工大学出版社授权沪江英语发布，严禁转载。）