①信头The letterhead

信头就是公司专用信纸上印有公司名称、地址与商标的地方。写商务书信时，最好使用这种已经印好信头的公司专用信纸，这样看起来比白纸要专业。请看下面例子：


②日期The date

由于商务书信的内容往往是与时间密切相关的信息（例如订单），因此一定要写上写信的日期。日期应该写在信头（公司地址和商标）的下面，把月份用字母写出来，年份也要写完整，比如“November 12，2012”。不要只写数字（11/12/12），也不要用缩写（Nov. 12, 2012）。在美国，日期是按照“月、日、年”的顺序写出来，在其他的英语国家，日期多按照“日、月、年”的顺序写，还有些人觉得“年、月、日”的写法最清楚，但是这种格式并不常见。

1) 美式（月、日、年） 3/15/2012 March 15, 2012
2) 英式（日、月、年） 15/3/2012 15 March 2012
3) 按年、月、日 2012/3/15 2012 March 15

⑥经办人The attention line

attention 就是“致某人”的意思，表示这封信的指定收件人。可以指定某个特定的人（Attention Dr.Smith），也可以指定某个职位（Attention: Accounts Receivable）。在个人写给个人的商务书信中，经办人不一定要写出来，但是如果是写给公司或部门的信，写上经办人可以增加信件处理的效率。经办人的写法有很多种：

1) 把attention 这个单词完整地打出来： Attention Ms. Jane Harper
2) 也可以使用缩写： ATTN: Ms. Jane Harper
3) 可以在attention 后面加上冒号： Attention: Ms. Jane Harper
4) attention 后面也可以不加冒号： Attention Ms. Jane Harper
5) 用大写字母打出 ATTENTION ： ATTENTION: Ms. Jane Harper
6) 也可以打出完整的句子： For the attention of Ms. Jane Harper

⑦参考文号The reference number

参考文号跟经办人一样，在商务书信中不一定是必须的，不过参考文号有助于追踪订单和其他的通信。机构之间的商务书信里，通常会有一个内部参考文号，可以是以日期的形式（如 111210），也可以是字母和数字的组合，以方便公司找到对应的文件。常见写法有：

□ Ref. No. 111210
□ File number 111210
□ Reference number AR48.
□ Please refer to file number 111210（参照 111210 号文件）

不同的公司会有不同的参考文号，因此可以在同一行把双方的参考文号都写出来，并标明“本公司参考文号／贵公司参考文号”，如：

□ Our reference 111208/Your reference OS 234

如果没有参考文号，最好能够提一下之前的通信记录，如：

□ Regarding your letter of November 12
（您11 月12 日的来函）
□ In reference to your request of October 3rd, 2010
（您2010 年10 月3 日的请求）

⑧称谓 The salutation

称谓就是你称呼收件人的方式，称呼包含三个部分：

    ①收件人的头衔
1) 务必把收件人的头衔写对。
2) 不同的专业有不同的头衔，医生和博士的头衔是 Dr. ；大学教授可能是 Dr.（博士），也有可能是 Professor（教授）。法官、政府官员和高级职员的头衔一定要先查清楚。
3) 写信给不具医师、博士或教授头衔的女士时，要用 Ms.（女士），除非对方明确要求你使用 Mrs.（夫人）或 Miss（小姐）。

    ②收件人的姓名
1) 除非你跟对方已经熟到只互称名字的地步，否则就以“头衔＋姓”的方式称呼对方，如“Dear Dr. Howard”。
2) 如果你不知道对方的姓名，但是知道对方的性别，那你就可以写“Dear Sir”或“Dear Madam”。
3) 如果你连对方的性别也不知道，那就写“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”。
4) 如果跟对方很熟识，可以直接写对方的名字，例如“Dear Jessica”
5) 记得不要把姓跟名都写出来（例如“Dear Ann Jenkins”），没有头衔尤其要避免这种做法。

    ③标点符号
1) 最常见的就是在称位后面加一个冒号，例如“Dear Ms. White:”。
2) 但是也可以完全不加标点符号，例如“Dear Professor Bard”。

⑨主旨The subject line or heading

你可以加上一行“主旨”，作为信件的标题。加上主旨有助于读者立刻了解信件的主题。基本上，主旨就是要简明扼要。主旨的写法也有很多种，下面是几个例子（商务信件中，避免在任何一个部分全使用大
写字母。大写字母比较不容易读，而且会影响到信件的语气）：□ Re: Information Technologies Conference
□ Subject: Information Technologies Conference
□ Information Technologies Conference
□ INFORMATION TECHNOLOGIES CONFERENCE
□ SUBJECT: Information Technologies Conference