职场礼仪必知:秘书日常接待
对秘书而言,最频繁的日常事务莫过于接待来客。在接待来客时,秘书不仅代表的是自己,更代表的是公司。所以,秘书的职责应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就需要秘书掌握一些接待的基本礼节。
下面我们一起来谈谈职场中的那些关于秘书的日常接待礼仪:
一、打招呼
当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。
二、招待
秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。
1、座次
秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。
2、奉茶
上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说“您请用茶”。
奉茶的顺序:上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。
奉茶的禁忌:尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。
以上的这几点礼节,是秘书日常工作中最基本的。
一位秘书其接待客人的态度如何, 将直接影响着公司的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,作为一名秘书,以上的几点请务必要做到哦。