Part 3 一看就懂翻开就用!英文简报篇
职场上会用到英文的一个重要场合就是在会议上。在会议上面对外国客户就已经够紧张了,居然还要你用英文做简报,那不是更紧张吗?不过,其实不用这么焦虑,英文简报和中文简报一样,都是针对数据(通常是投影)做说明,加以分析,解释某些表格等等,通常观众会跟着简报,从第一张开始,然后看到第二张,然后再换下一张。换句话说,即便是换成用英文表达,简报过程中该注意的事其实是大同小异的。所以,只要牢记“在开头时”讲什么、“换页”的时候讲什么、“结束”的时候讲什么,其实英文简报就没有这么难了不是吗?本单元便为大家列出“简报开头 、“换页”、“简报结束”时可以使用的“缓冲句”,并整理众多外国求职专家的意见,提供给大家一些进行英文简报时可用的绝招 。

3-1 老外告诉你,英文简报七大绝招

绝招1. 一开始就要展现热情让大家看到。
西方人普遍不喜欢过于拘谨,从头到尾都是严肃的表情很难说服你的外国客户。因此报告时要热情,而且是 一开始 就要热情,因为如果一开始没抓住客户的目光,接下来就很难抓住客户的目光了。在进行简报的时候,第一印象(first impression)重要无比,所以请一开始就把热情展现出来,才能有感染力,才能吸引对方认真听下去,而不是让听众无聊到在笔记本上画图。

绝招2. “长一点”不如“短一点” 。
许多知名艺人其实都明白这一点,表演要短,戳到痒处让你满心想要看更多,而不是冗长得令人打呵欠。演讲也是一样的道理,如果你一开始安排的报告时间是半小时,与其超时讲到35分钟,不如短一点,讲25分钟,反而会给听众一种“意犹未尽”的感觉,最后离开会议室时,他们对你的印象是正面的。如果讲太长,超过时间,则难保对方不会对你留下负面印象。

绝招3. 不要与听众有“距离感”。
我们传统上或许比较习惯站在讲台后面演讲,从头到尾都站在那里不动。但西方国家比较不爱这样,经过调查发现许多人都觉得如果有讲台等物品挡在中间,会让听众与演讲者有距离感,无法完全感受到演讲者想要表达的东西。因此,如果可以的话,尽量不要呆板地一直站在讲台后面不动,而是要在可能的范围到处走动,吸引众人的目光,也拉近与大家的距离。

绝招4. 善加利用“B”键。
在使用MS Powerpoint做简报时,请记得,按下B键会让整个画面都变得一片空白。你可能会问: 等等,这样不对吧,我为什么要让画面变得一片空白?原来,这一招最适合用在你想讲一段较长的叙述(如小故事、真实范例等等),而这段叙述和后面的投影又不完全有关时。这时若你背后还开着投影,观众会忍不住一直盯着投影上的信息看,反而无法完全专注在你要讲的话题上。因此,按B键把画面先关掉,等讲完了以后再按B把画面恢复,不失为一个好用的小技巧。

绝招5. 讲得简单点、讲重点。
如果你的简报太过复杂,观众很可能没办法消化。进行简报前,先问问自己:若你的观众听完你的简报只能记得三项重点,那该是哪三项?相信列出这三项重点后,你应该就很清楚自己的简报重心该放哪里了。若你要推销产品,也可以想象一下,若你想在搭一趟电梯的时间里,向你的观众成功推销你的产品,你会说什么?一趟电梯的时间只有10-45秒左右而已喔!你能够只讲重点,成功通过这个“elevator test”吗?

绝招6. 使用正确的图表。
圆饼图(Pie charts):最适合表达”比率”。但不宜比较太多项比率,如果超过了六项,在一个小小的“饼”上会很难全部明显地标出。

柱形图(Vertical bar charts):适合表达随着时间“量”的改变,例如几个月内货品量的改变。最好不要使用太多“条”,一张柱形图中有八“条”左右就很多了。

条形图(Horizontal bar charts):适合表达“量”的不同,例如几家不同公司之间货物量的差异。由于投影一般而言是横的,条形图就更不能有太多条 ,一张条形图中有四 条 左右就已足够。

线型图(Line charts):适合表达趋势,例如几年来销售量的上升等。

绝招7. 使用好看的英文字体。
这里的好看并非指外表漂亮(当然投影的外表最好也不要太丑),而是指让观众看了眼睛不会吃力。其实从我们电脑字体名称中多少可以看出一点端倪!字体名称中含有sans或sansserif字样的字体,通常使用在投影上会看得比较清楚,粗细刚好,眼睛不会吃力。不过,在正式会议场合请避开使用comicsans等显得太轻松的字体。建议英文字体大小尽量使用30pt以上,否则会小得令人看不清楚。