职场名师马建强：PPT要这么用

【前言】马建强，资深培训师、专业商务演示顾问、PPT商务应用专家。国内商务演示领域最前沿的研究者之一，原创性地提出了“成功商务演示四标准”、“商务演示三原则”等，尤其专长商务演示的逻辑结构设计，内容的组织精练，文本概念的图示化等。曾就职于中国科学院，北大方正、联想集团等。本期《沪江专访》请到马建强老师，告诉你：PPT这么用才对！

机缘巧合，进入PPT培训领域

在中国，培训师这个职业似乎有点神秘，他们总是出现于社会活动的各个领域，很多培训的内容和他们所学专业并不相同，然而他们似乎无所不知。马建强就是这样一位培训师，他的职业生涯看不到培训师的影子，如今却成为了培训行业的著名人物之一，这得利于他的爱好。马建强走到PPT培训这条路上，首先是因为自己喜欢培训行业，喜欢帮助广大朋友排忧解难，其次又因为一个偶然事件。刚刚从事培训工作时，马建强的课题并不是PPT，不过在课程中，他的学生们发现老师的PPT做得很漂亮，于是向老师请教。马建强很慷慨地跟同学们分享PPT的使用之道，发现很多同学使用PPT的时候，有很多毛病，有些甚至是很严重的。很多人不知道PPT是做什么用的，不知道怎么表达自己的想法，不仅制作的PPT水准很差，不值得观赏，而且讲解PPT的时候也不懂得表达，不能够配合PPT的内容。这让马建强很是无奈，于是，他把PPT培训课程选为自己的主题。

职场有三宝，两两各不同

提到office三剑客，不少职场人都不陌生：Word、Excel和PPT。遗憾的是，很多人并不清楚PPT和Word的区别在哪里，乃至于把PPT当做Word去用，于是出现了Word搬家式的PPT。马建强告诉我们，Word是文字排版的工具，它是做纸面的。Excel是数据分析的工具，以数据为主。PPT做什么用呢？国外叫做presentation，做演讲展示的一种视觉辅助的工具。既然是用来演讲的工具，PPT上的内容必定是给观众看的，不能当做给自己提示的备忘录。这也决定了PPT拥有Word和Excel不一样的特性，也就是我们常说的演讲的特性，即给观众看的东西，不能是大段的文字，一定是演讲内容的精华要点，同时PPT的设计也要做到简洁漂亮，一目了然，过目不忘，赏心悦目，这些跟视觉表达有关。

使用PPT，从内到外的锻炼

绝大部分PPT使用者，对PPT都有很大误解，这个误解带来两个很糟糕的结果：效率低和效果差。效率低体现在什么方面呢？做PPT的时候，要花很多时间去编辑、修改、调整。效果差的表现是，把PPT拿去演讲的时候，老板不满意，客户不满意。这都是很糟糕的结果。要想改变这种现象，让PPT制作效率高，演讲效果好是正确使用PPT最关键的两点，否则，使用这样一个工具是没有意义的。

马建强提到，提升PPT的制作效率，需要了解PPT的特性，根据PPT要使用的不同场合设计制作PPT。只要把母版，版式，设计主题，这几个的关系搞清楚，同时将自己要表达的内容精炼出要点，放上去就好。当然有一些东西，需要花比较多的时间，比方说一页内容，用什么样的形式，能够更准确的表达含义。不同的人有不同的表达方式，最好的结果，是一目了然，耳目一新，过目不忘，赏心悦目。要达到这个水平，一方面靠经验积累，另一方面是思维模式的调整、审美素养的修炼。

而提升PPT的效果，这将涉及到演讲的技巧，和把内容转化成一种适于视觉表达的方式的能力有关系，还和现场演讲表达的能力有关。如何把自己的语言用图像图形的形式展现，自己演讲的逻辑是怎么样的，语言辞藻的选择等等，这都是PPT制作之外的功夫。当然，也有立竿见影的小技巧。马建强提到，比如在讲PPT的时候，如果说出来的东西，和屏幕上投影的PPT内容无关，这个时候最好按B键，屏幕立刻变黑，等需要PPT展示的时候，再次按B就会接着显示。如果演讲的时候，需要从当前的一页，去到另外一页，两页并非相邻，只需要在键盘上输入页码，回车，就可以直接去到那一页。这两个是非常实用的技巧。

新书中不仅有干货，还有“惊喜”

马建强的新书即将出版，在他的新书中对使用PPT的三项功夫有了深刻的阐述：一是对于主题的提炼与把握；二是内容转化成适于视觉表达的方式的能力；三是现场演讲表达的能力。而且编辑团队考虑到马年来临，同时作者姓马，于是乎给这本书策划了一个有趣儿的名字——《马上有招儿》。不过对于这种实操性比较强的技能学习，看书是一方面，现场授课、视频讲解则更有好处，效果要远远高于书。书可以帮助补充要点、关键点，而通过教学视频，更能体会PPT的魅力。如果能把两方面结合起来学习的话，效率更高，效果更好。至于惊喜是什么呢？马建强告诉我们，他的团队已经从美国IPPTA引进一个项目，全称叫做International ProfessionalPresentation Training Association——国际演讲演示培训师协会。IPPTA有很完整的体系，包括很多方面，分成好几个模块。引进它是想让初学者，了解到要从哪些方面去学习。它的宗旨是要让职场上需要做presentation的人，能够把这件事做好。现在，同学们只要在沪江网校学习马建强的PPT课程，并且通过一些考试，将会得到IPPTA提供的一张证书，它是一个证明，表明学员制作使用PPT的能力。

爱上PPT，让职业道路走得更轻松

马建强发现，最应该学习PPT的人，是企业的领导、高管。他们不动手做PPT，却要求下属做，但是员工们不知道PPT应该是什么样子。领导要么没提要求，要么提一些错误的要求，最后讲PPT的是领导，他们要对结果负责。所以，知道一个优秀的PPT是什么样子，对他们来讲更重要。马建强想通过沪江网告诉学习PPT的广大朋友们，要爱PPT，爱演讲演示，通过课程系统地学习、掌握到相关的技能、原则和方法，之后，一定可以在工作中，把每一次的演讲演示做好，让自己的客户满意，让自己的老板满意，为自己的职业发展铺就一个坚实的基础。