商务英语邮件写作格式
对于职场的人来说,商务英语已经成为了一种必备的技能,作为现代商务重要的沟通手段之一,商务英语邮件的写作越来越受到大家的重视,今天沪江小编就为大家整理了商务英语邮件写作格式,希望能够对大家有所帮助。
商务英语邮件写作格式
一、邮件标题
1.一定不要发空白标题,这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做,有可能是想先写好邮件再定标题,但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯,先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」,能反应文章内容或者重要性,不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字,以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要,尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候,可以根据需要更改标题,不要一长串"RE"。比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题,邮件标题就可以简单地描述如下:RE:Art work of minions item
二、附件
1.如果有附件,标题写好马上上传附件,养成好习惯,不要等到邮件写完最后再上传,最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历,邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时,应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多,一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式,应告知收件人打开方式,以免影响使用。
5.如果附件过大,最好拆分为多个邮件发送,或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功,或者被拦截。
三、邮件内容
1.首先是称呼:第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼,不知道姓名只知道头衔的情况下,可用「Dear Title」,熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件,可以用「Dear All」作为邮件称呼。
2.邮件内容都左对齐顶格写,开头不留空格。
3.写正文的时候,把最重要的事情放在最前面,简单的问候之后「直奔主题 」。
4.能用简单句的时候不用复杂句,能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了,表述准确。如非必要,邮件尽量不要写的很长,也不要分很多段落,一般三四段即可。
5.如果邮件涉及信息比较多,可以按要点进行编号,12345分条叙述,这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒,但是同一封邮件中字体尽量一致,字体颜色不宜过多,最好不要超过3种。
6.注意措辞,多用虚拟语气和委婉语气。比如:if……,I would……,Could you……这些句型,既明确了自己立场,又不至于太生硬,更容易让对方接受自己观点。
7.电子邮件可以轻易的被转发给他人,也是书面的证据,所以邮件内容务必慎重客观,切不可信口开河。
8.邮件最后要对收件人表示感谢,如果邮件开头已经说过感谢的话语,结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。
9.邮件结尾要有署名,一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些,适合所有场合。
四、收件人
1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里,这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者,但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送,有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人,这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人,这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候,一般会按照职位高低进行排序。
五、其他需要注意的细节
1.最好设置一个签名档,里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式,社交账号等信息,方便收件人随时查找。
2.邮件写好之后,自己先检查一遍有没有拼写错误,语句不通顺,或者表达有歧义的地方,确认没问题再发送。
商务英语邮件写作结束语的例句
要注意在英式英语中,如果你的邮件以“尊敬的先生”或”尊敬的女士”开头,那应该以”你忠诚的……“结束。但如果你知道对方的名字,应该以”你真诚的……“的结束。这个规定似乎太武断了,但就是英国众所周知的正式邮件写法之一,所以我推荐你最好按照这个原则写。然而,美国没有这门严格的规定。
Here are some example closing sentences for emails:
这里有一些邮件结束语的例句:
I look forward to hearing from you.
我期待收到你的邮件。
I look forward to hearing from you soon.
我期待很快就收到回信。
I look forward to receiving your reply.
我期待不久就收到你的回复。
I look forward to seeing you.
我期待与你见面。
I look forward to meeting you.
我期待与你会面。
I look forward to speaking to you on this matter.
我期待和你探讨这个问题。
Please let me know a convenient time for us to meet.
请告知我方便见面的时间。
If you need any further information, please do not hesitate to contact me.
如果你需要进一步信息,马上联系我。
I will let you know more details as soon as I have them.
如果我有进一步消息,会马上通知你。
Please feel free to call me any time on my mobile: 0099 999 999 999
任何时候都可以打我手机,我的电话是:0099 999 999 999
I would appreciate your immediate attention to this matter.
如果您能马上关注这个问题,我将不胜感激。
As this matter is urgent, I would be grateful for a swift response.
考虑到这个问题很紧急,如果能尽快恢复我会很感激。
在职场中使用到商务英语邮件的几率越来越频繁,但是掌握正确的写作格式是非常重要的,上文中沪江小编为大家整理了商务英语邮件写作格式,希望能够对大家有所帮助。