小编导读:商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?很多人在写商务英语邮件时经常会因过度追求“专业化”和“职业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。其实,商务英语邮件最重要的是自然!沪江英语教研团队明星老师Anna告诉你“商务英语邮件的奥秘”。

作者简介:Anna, 沪江网校口语口译、商务英语老师。发音纯正,口语地道。有多年企业工作经验。拥有上海高级口译资格证书,有丰富的口译实战经验。曾担任企业口译员,接待过联合国副秘书长,各大洲行业会长等,并担任会议口译员。戳此直达老师主页>>

商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?

大家要做第一步就是要relax!商务英语邮件的写作其实没有大家想象得那样高端和神秘。如果你接触过的商务邮件够多的话,你会发现:商务英语邮件中的语言和大家平时说的、听的地道的口语表达没有太大差别。商务英语邮件在“腔调”上虽然有“正式”和“非正式”的区别,但是它们都必须是“自然的(natural)” :商务英语邮件中的语言虽然是written English, 但它们在“腔调”上应该和spoken English相似。

我的很多学生在刚刚开始学习商务英语邮件写作的时候,经常会因为过度追求“专业化”和“职业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。比如下面这个例子:

As per your request, please find enclosed herewith acheck in the amount of $ 47.95.

这个句子中使用了如“as per”和“herewith”这样的看起来很专业但是却没有太多实际意义的词。这些词的使用导致整个句子理解起来很费劲。其实这个学生犯了我们很多学生都会犯的错误:试图通过使用一些big words来提升自己的专业度。但是这样的做法往往适得其反。我们来看下这个句子可以怎么改使其看起来更natural 一些:

As you requested, I’m enclosing a check for $ 47.95.

怎么样,修改后的句子是不是看起来更清爽,更容易理解呢?的确,这句话的“腔调”要更加natural一些,同时,这个句子中也因为用到了“you”“I”这样的词而使它更有亲和力,而不是那么冷冰冰。从专业度的角度来看,修改后的句子要简明扼要,既节约了写信人的写作时间,又节约了收信人的阅读时间,这种“减法”恰恰体现了高效的商务沟通对专业度的要求。

大家再来看两封邮件,这两封邮件都是在阐述同一个问题。相信大家读完这两封邮件后,会对邮件的“腔调”有一个更加直观的认识。

Version I

Dear Mr.Pendleton:

With reference to your order for a Nashito Camcorder, we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcorders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement, we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information, there are many retailers in your vicinity who carry Nashito Camcorders. Attached please find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly,

Version II

Dear Mr.Pendleton:

We have received your order for a Nashito Camcorder but, unfortunately, must return your check.

As a manufacturer,we sell only to dealers, with whom we have very clear wholesale agreements.

Nevertheless, we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcorders. Any one of them will be happy to serve you.

Sincerely yours,

怎么样,乍一看,很难看出两封邮件写的是一件事情吧?Version II 第一段就把主旨意思点明了:我们已经收到了你的订单,但是很遗憾,我们不得不退还你的支票。而Version I 绕来绕去绕到最后才知道原来是要拒绝订单。

综上所述,商务英语邮件的“腔调”其实没有那么复杂,“自然”才是真的美!

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