时间管理的有效方法
来源:网络|2012年12月06日 14:05

“重要、不重要、紧急、不紧急”四个词凑到一起来形容事情的话,可以有四种组合:重要又紧急的、重要但不急的、不重要但紧急的、不重要又不紧急的。如果让你安排做事情的先后,该怎么排?你每天都围着哪种事情在耗费时间精力?这个问题看似简单,其实很是考验人的能力的。

首先,是如果让你安排事情先后,99%的人都会把重要又紧急的事情放到第一位,不重要又不急的放在最末吧?其次,是在真正的现实生活中,50%以上的人每天忙着的不重要的事(但很可能的确很急)而不自知。

然后,便是我的“开坛讲法”了  。所以要把这几个词提出来细细琢磨,只因这四个词很好地包含了我们每天都要做的事情的特质,而如何正确制定自己的计划,实在是磨刀不误砍柴功的要紧事,再进一步,一个人成功与否,很大程度上也就体现在这里了。

首先,一个优秀的人,一定要有敏锐的判断力,对于一件事重要与否应该在每一时间做出正确的判断,才方便下一步制定计划。而现实中很多人,在第一步判断重要性时便出了错:往往把一些不重要但很急的事当做要事大事来抓,每天忙得团团转但其实又真的没干什么,就向一个救火队员一样,哪里有火哪里跑,最后却收益甚微。

其次,真正的高手,是不会整天被所谓重要又紧急的事拖着到处乱转的。为什么?因为对这类人而言,重要又紧急的事一般不会太多。为什么?因为他们的注意力,一开始就没放在那99%的人的重要又紧急的事的范围里,他们关注的是重要但不紧急的事,这类事才是最值得投入精力的,因为它们是最有可能做好的事(时间充裕),而且一旦在开始就把这类事安排好了,那它们就没可能发展成重要又紧急的事了。大家以为那么多重要又紧急的事是哪里来的?除了部分突发事件,很多就是平时看来重要但不急的事到最后给拖出来的!再回来原点:我们为什么要订计划?不是为了好看为了心理安慰,很大程度上就是要在计划中把做重要但不急的事情的时间给分配出来啊!比如对学生而言,学外语,做锻炼,甚至交际,都很重要吧?但这些事比起交作业准备考试四六级来,显得就不急了,于是大家对不急的事干脆就能拖一天算一天,到了最后,要用到这些能力的时候,才惊慌地发现自己根本没来得及储备这方面的能量,于是开始临时抱佛脚。结果,冰冻三日非一日之寒,这佛脚实在不是好抱的,很多好的机会就这么眼睁睁看着失之交臂。

以上观点,我很早从一位良师那里得来的,以为大家都明白,结果前日说与一朋友听,对方却道闻所未闻,所以今日写出来,与我的朋友分享。希望大家不要再走弯路,做事前多想一想,也算是对自己的一种提醒吧!很多时候,知道是一回事,要做到又是一回事了。所以需要大家相互鼓励,相互监督,以战胜自己的惰性。最后,如何做到这些?

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为什么要区分紧急与重要任务

我认为有必须要解释一下紧急和重要的概念。因为你可能并没意识到,紧急与重要是完全相互独立的。只要你了解了这点,那么你就能轻松地从任务清单中挑选出自己的优先任务了。也许通过这个简单的任务图表可以更好的理解这个概念:

第I象限是紧急而重要的事情,是一定要优先去做的事情。

有些人做事不分轻重缓急,遇事就赶紧去做,不加考虑,这样的人看起来好想天天都有紧急的事情去做,其实是对第一象限紧急而重要的事情的错误理解

【案例】

紧急的事情并不是经常出现、随时发生的。发洪水危及到人们的生命财产安全就是紧急而重要的事情,水火无情,一旦发生洪水任何事情都变得不重要,抗洪救灾成了头等的大事。一切力量和资源都要为优先处理这件事服务。如果洪水发生在无人居住的地方,不会有人身和财产的损失,发洪水这件事就变得无关紧要。

企业要与美国的商贸界人士谈判,但没有人精通英文,找一个精通商务英语的翻译就成了紧急而重要的事情,翻译找不到会直接影响与外商谈判的可能性和进程。如果在与外商谈判前就已经有了一个很好的翻译,寻找翻译也就不再是紧急而重要的事情了。

案例分析:并不是所有的事情在任何情况下都会成为紧急而重要的事情。只有在极少数的情况下,各种因素在同一个时空出现,相关条件具备时,这件事才可能成为第一象限中的事件。

不要为第一象限的事件忧心忡忡,因为,第一象限的事件并不会经常出现。

第II象限是不紧急但非常重要

在四个时间象限中,最有价值的象限就是第二象限,也就是那些不紧急但重要的事情,而这些事情往往被人们所忽视。

【案例】

海啸的预警机制在东南亚海啸以前没有得到应有的重视,尽管人们早就认识到它能够有效疏散人员,转移财物。在海啸没有发生的时候,海啸预警机制虽然并不需要紧急建立,但是它对于沿海国家来说非常重要。

海啸发生之前,海啸预警机制固然重要,但人们并不认为它需要马上设立,所以就忽视了这件非常重要的事情。到海啸发生时,沿海国家由于没有事先设立海啸预警机制,致使信息沟通困难,各部门反应迟钝,造成了极其重大的生命财产损失。

案例分析:海啸预警机制的建立并不紧急,但是对于沿海国家来说非常重要。这件重要的事情如果不能“未雨绸缪”地完成,当与此相关的事情来临的时候,它的缺位必然会导致很大的损失。

【案例】

某外资企业向一个管理专家提出了一个问题。他问这个管理专家,为什么同样的设备,同样的管理,我们本土的员工的工作效率,是你们的三倍多?我们不断地对各级管理人员和工作人员进行培训,提高他们的执行力,提高他们的技能。另外还通过绩效考核和奖惩激励机制,想办法去刺激他们,但效率为会么还是提不上不去?

于是,这个专家就到这个企业进行调查。他发现问题不是出在管理和员工的素质上,而是出现在两种文化的冲突上,这个企业的本土文化和中国的文化发生了冲突。

后来这个专家给这个外资企业制定了一个方案,让这个企业用18个月来解决两种文化冲突的问题。

这个企业在这个方案的指导下,经过18个月的改革,企业效率明显提高,基本上达到了企业本土的效率。

案例分析:企业文化的改变对于企业的效率提升来说并不是紧急的事件,如果企业文化制约企业效率提升,企业文化的改变就成了提高企业效率很重要的事情。企业文化的改变与提高企业效率并不在同一个时空出现,它对于提高企业效率很重要,但并不紧急,因此,这一事件属于第二象限的事件。

第III象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。这种事情可以交到下级去办。

也就是说,处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。

第IV象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办,不高兴就可以不去想的事。

[本段内容是从其它的资料里摘录的: 比如锻炼身体保持健康是重要的事情,而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康,就会常常为了病痛烦恼。又如防火是重要的事情,而救火是紧急的事情,如果不注意防火,就要常常救火。找工作也是如此,想好自己究竟要什么是重要的事情,找工作是紧急的事情,如果不想好,就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大,迫使人们去赶紧做,相对来说重要的事情反而没有那么大的压力,大多数人做事情都是以压力为导向的,压力之下,总觉得非要先做紧急的事情,结果就是永远到处救火,永远没有停歇的时候。]

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时间管理:重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二

  诸葛亮说:这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。他一边说,一边画事务分类表给刘备看。

紧急、重要

不紧急、重要

紧急、不重要

某些必要而不重要的会议、活动

A(碎石型的事务)

B(石块型的事务)

C(细沙型的事务)

D(水型的事务)

危机

发掘新机会

不速之客的接待

一些可做可不做的杂事

急迫的问题

规划

某些信件、文件、电话的处理

一些不必要的应酬

有期限压力的计划

改进产能

某些会议的出席

有趣的活动

 

建立伙伴关系

 

 

 

防患于未然

 

 “你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”诸葛亮继续问道:“那么,B类事务呢?”刘备说:“我也知道B类事务相当重要,可就是没有时间顾及”

诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。

“是这样。”刘备点点头。

诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”

“是。”刘备回答。

“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。

“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。

“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。

诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”

“还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。

“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”

灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”

“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿,说:“这个实验告诉我们:如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水,那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是,如果你首先把石块装进去,铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此,有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块?什么是碎石、沙子和水?并且总是把石块放在第一位。”

“可是,”刘备仍然有些迷惘,“这四种分类究竟对结果有何影响呢?”,诸葛亮说:“整天忙于处理碎石型事务的人,时刻有压力感,总在处理危机、收拾残局,因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人,通常缺乏自制力、短期行为严重,喜欢巧言令色,人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人,可谓全无责任感,恐怕连目己如何维生都很困难。”

刘备继续问道:“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢,因为砰石毕竟来得紧急呀!”

“体知道碎石怎样来的吗?它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道,“偏重于石块一类事务的人,他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人,他的碎石会源源不断。”

刘备若有所思地点点头。

诸葛亮继续说:“只有偏重于石块一类事务的人,才是真正有效率的人,他善于审时度势,能够抓住问题的关键,急所当急,当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急,却能设法降到最低。因此,这类人显得有远见、有理想,守纪律,自制力强,生活平衡有规律,而且能成大事。”

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