不管是BEC考试的英语写作部分还是日常工作中，都不可避免的要发送接受英语邮件，一个有逻辑有顺序的邮件才能让收件人正确理解自己的意思，所以好好组织自己的邮件内容在英语邮件写作中非常重要!今天来看看关于商务英语邮件的写作问题吧!

Writer purpose

首先表明你写邮件的目的

当你写邮件的时候，你需要表明写作目的。因此在邮件开头，你可以通过这个句子来阐述自己的目的

I am writing to (+ verb)

这里给大家一些建议：

I am writing to

ask for further details about ...了解……更多的细节

inform you that my new address is …告诉你我的地址是……

complain about your customer service. 投诉你的客户服务。

say thank you very much for all your hard work. 感谢你的辛勤工作。

apply for the job as Teacher of Maths at your school.申请贵校数学教师的职位。

Paragraphs

段落的安排

以下几点是安排段落的时候需要注意的：

Emails are easier to read if the writer uses paragraphs.

分段的邮件更加易读。

A paragraph in an email is often two or three sentences long.

每段通常在2-3句话的长度。

Each paragraph starts on a new line.

每段话都要从新起一行。

When you start writing about a new topic, you can start a new paragraph.

当你要提及一个新的话题的时候，可以考虑重起一段。

那具体怎么操作呢?

A

Paragraph 1

Greeting

Business email的开头都需要一个greeting或是问候，最常见的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：

Dear John,

Dear Mr. John Smith,

Dear Mr. Smith,

B

Paragraph 2

Reason for writing

在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的。

I am writing to inquire …

我写这封信想询问…

I am writing in reference to …

我写这封信是关于…

在回覆信件的时候，可以这样说：

Thank you for reaching out to us regarding …

感谢您主动联络我们…

这边的in reference to还有regarding都是是「有关」或「关于」的意思，它们的用法和about很接近，差别是about比较不正式，是比较口语的用法。

口语：I'm talking about the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

C

Paragraph 3

Request

再来就是信件的内文了，先跟大家提醒一些小技巧，写商业信件的时候内文要简单明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想读很冗长的信吧!

记得也要注意正式信件里我们不会把一个句子全部大写，不过可以用粗体让重点句子比较明显。

错误用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

正确用法：Please review the attached documents thoroughly.

请仔细检视附件。跟附件相关的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述资料已于信末夹带档案内附上供您参考。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

请参阅附加档案内之服务相关报价。

D

Paragraph 4

Other news

信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或解释下一步是什么。

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.

若您有任何问题或疑虑，请不吝与我联系。

Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

I look forward to hearing from you.

我很期待能够收到您的回覆。

E

Paragraph 5

Other news

再来就是信件的结尾，会有sign off和signature block，sign off要注意只有第一个字需要大写!下面提供一些最常看到的sign off：

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

在北美其实比较少人会用Best regards，它并不能算很正式，所以大多数的人会用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。

Sign off后面要接signature block，这个包括你的姓名( name )、职称( title )、公司( company )、联络资讯( contact information )等。

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

最后!写完email 之后也不要忘记要检查有没有文法或拼法的错误!

大家可以根据以上五个步骤，自己尝试写一封商务英语邮件，过程中遇到什么问题也可以及时处理。如果您对英语学习感兴趣，想要深入学习，可以了解沪江网校精品课程，量身定制高效实用的个性化学习方案，专属督导全程伴学，扫一扫领200畅学卡。