现代职场,越来越依赖邮件沟通了。
 
但很多时候,我们常遇到这样的问题:发出去的邮件,怎么又石沉大海了?怎么总没有回复?
 
最近,Fast Company 杂志就总结出:你的邮件没有得到别人及时的回复,很可能是因为你的邮件中出现了一些“破坏性的问题”,阻碍了沟通的递进和推动。
 
下面我们看下《快公司》总结的“邮件常见毛病”。
 
#1 邮件主题陈旧
A subject line the thread has outgrown
邮件得不到回复的“第一大杀器”莫过于:邮件主题陈旧。
 
我们常在最初邮件页面上反复回复邮件,主题往往就变成 “Re: Re: Re: Tuesday?”
 
这种邮件的问题是:
很可能因为主题似曾相识,别人认为这是一封已经查看过的邮件而忽略掉。
即使事情有了突破性进展,但陈旧的主题也不会让对方有点开的欲望。
 
解决方案--
Just amend it to reflect what you’re now writing to discuss. Don’t be afraid to change a thread’s subject line if it’s become obsolete or if you’re taking it in a new direction. 
修改主题,让别人知道你想要沟通讨论的要点。如果所讨论内容已过时,或需要改变方向,就及时改变邮件主题。
 
比如,“New Idea to Engage Millennials” 这样的邮件主题肯定会比 “Re: Re: Re; Tuesday?” 让别人更想点开邮件看看是怎么回事。

#2 邮件没有清晰要点
Your emails don't have a clear point
很多人写不好工作邮件的另一原因是:写邮件如同写散文,“形散神也散”,无中心思想、无明确要点。
 
这种邮件中都是“车轱辘话”,写了一大堆,但逻辑混乱,想要表达的意思如深水炸弹,埋在大段大段废话背后。
 
这种邮件的问题在于:你这是强迫收件人像做中学阅读理解题一样,要很认真阅读才能找到中心思想,无形中增加了阅读障碍。浪费别人宝贵的时间,破坏别人心情,让收件人对你反感。
 
解决方案--
Decide what you want your reader to learn before you hit “send.” Take what you think is your point and add the words, “I believe . . .” to the front of it and make sure it appears within your first three sentences.
在点击“发送”前,弄清楚你到底想传达给收件人什么信息。把你的想法列为要点,并在句子前加上“I believe……”这样的表达。确保你的观点在前三句话中就展现出来。

#3 态度生硬,没有问候语
Skipping a greeting
 
礼貌是说起来容易,做起来很难的事情。
 
写邮件时,人们一开始就平铺直叙提要求,而忘记最基本的礼貌:不加问候语。
 
虽然问候语不需要特别正式,但如果没有,会给人很突兀的感觉,让人觉得是被“利用”,只是一个需要做事的工具。
 
而加上哪怕最简单的问候语,就能让人下意识感受到诚意。
 
解决方案--
Always start with a quick greeting. If you’re writing to multiple people, consider, “Hi team” or “Hi everyone.”
请以简单的问候语开头。如果你这封信是写给很多人看的,可以用“Hi team”或“Hi everyone”这样的问候语。
 
如果是要麻烦耗费不少时间和心力的事情、或是面对还不太熟悉的人,可以用Dear XXX 表示感谢或尊敬。
 
#4 感谢太空洞
Your thanks ring hollow
 
别人给了你帮助,你也知道要感谢别人,但只会用“thanks”?
 
这种thanks式的感谢,真是没有营养也没有心意的表达,还不如发个笑脸。
 
空洞的,充满套路痕迹的感谢句式,让别人觉得不辞辛苦的帮忙,却没有换来等量的认可,会有一种不值得的受伤感,下次就不用用心对待你的请求了。
 
解决方案--
Say what you’re thanking them for. Always include the “why” when you show appreciation, give credit, and include details–the more, the better. 
清楚地告诉对方感谢的理由。而且理由越详细越好。
 
Taking the time to be explicit in how you express appreciation in your emails demonstrates your commitment to the team and helps win their trust.
花一点时间说清楚别人的帮助、共享,会增加一起合作、共事的人对你的信任。
 
比如:
I really appreciate your taking the time to give detailed and constructive advices to our design and make it more attractive to young people. 
谢谢你百忙中抽出时间提出详细又很有建设性的意见,这让我们的设计方面对年轻群体更有吸引力。
 
这种表达就是反空洞的。所以正确的做法就是:用具体事例和成果肯定别人的帮助。

#5 语法和拼写错误
Grammar and spelling errors
语法和拼写看起来是很小的注意点,很多人并不在意。
 
但正如英国谚语所说:the devil is in details (魔鬼在细节处)。
 
但这些看似细小的错误,会让你在别人眼中的观感变得非常糟糕,在潜意识里将你与态度不端正、做事浮躁的形象联系起来。
 
一旦发生几次这样的小错误,别人会认为你习惯性地不靠谱,很难认定你是个可以交付信任的合作伙伴。
 
解决方案--

Scan for typos before sending, and always use spell-check. For an even better review, read your email. 
在点击发送按钮前,仔细看一遍拼写问题,可以使用软件拼写检查差错别字。

This can illuminate errors and redundancies you might otherwise miss. The time you invest in revising your email now can determine its impact later.
通读下邮件,这样可以大大减少不容易发现的错误或冗余。花点时间来检查邮件,绝对会对后续影响大有帮助。
 
 
#6 只苛责,没有建议
Slams without suggestions
职场邮件沟通,肯定不能一味地写赞歌。
 
更多的时候,我们是希望借助邮件沟通来解决问题。
 
而且相比较起电话、面对面对话方式,邮件沟通可以留出更多的思考时间和文字斟酌的余地,能缓冲掉绝大多数剑拔弩张,能很好解决不好意思开口的问题。
 
但即便如此,在邮件中指出别人问题,仍需要注意技巧。要不然,可能会:
 
你说了想说的话,你爽快了,但伤了别人感情。
别人感情受伤,更没有动力寻找解决方案,问题将一直搁置,两败俱伤。
如果你总是这样,别人认为你是故意唱反调、找他的茬,同事关系岌岌可危。
 
解决方案--

The next time you send an email criticizing an idea, include suggestions for improving it immediately after you lay out your critique. 
下一次如果你想发邮件提批评,记住一定要给出相应的改进意见。

 
This shows not only that you’re a problem solver but that you possess leadership skills, too. 
这样就告诉别人:你不仅是问题解决者,还有领导担当力。
 
You’re more likely to develop strong, long-term working relationships with your recipients this way. No one likes a hit-and-run naysayer in real life, so don’t think you can get away with it by email, either.
你和收件人的工作关系更牢固、长久。没人喜欢老是唱反调的人,查阅邮件也是一样的道理。